Voordat Engaigy e-mails gaat versturen, controleren we of alles klaarstaat. Ga hiervoor naar het tabblad Planning. Klaar om te versturen? De checklist Bovenaan staat de kaart Verzenden inplannen. Is nog niet alles in orde, dan zie je onder het kopje Voordat je kunt inplannen precies wat er nog moet gebeuren. Voor het versturen moet dit allemaal kloppen: 1. De FollowUP is afgerond — maak de inhoud af op het tabblad Editor. 2. Er is een afzenderadres ingesteld — in de kaart Planning bij Verzenden vanaf. 3. Het bijbehorende domein is geverifieerd — zie Je eigen domein instellen en verifiëren. 4. Er is minstens één deelnemer toegevoegd — via het tabblad Deelnemers. 5. Er is minstens één verzenddatum ingepland (de startdatum) — in de kaart Planning bij Startdatum. Staat alles op groen, dan klik je op Inplannen. Je krijgt nog een bevestiging te zien met hoeveel e-mails naar hoeveel deelnemers gaan; bevestig met Inplannen. Vanaf dat moment verstuurt Engaigy de e-mails automatisch volgens het schema.
Om e-mails vanaf je eigen adres te versturen, koppel je eenmalig je eigen domein. Dat gebeurt in drie stappen. Je start dit vanuit het tabblad Planning (klik bij Verzenden vanaf op Domein toevoegen of Nieuw domein toevoegen), of via het menu onder Domeinen → Domein toevoegen. 1. Domein toevoegen — vul je domeinnaam in (bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl) en klik op Volgende. 2. Afzenderadres — geef het e-mailadres op waarmee je wilt versturen. Dit adres moet eindigen op je eigen domein. Klik op Volgende. 3. DNS configureren — je ziet nu een lijst met DNS-records. Deze records moet je toevoegen bij de partij waar je je domein beheert (je domeinprovider of hostingpartij, bijvoorbeeld via hun DNS-instellingen). Kopieer de records daarheen en sla ze op. Klik daarna in Engaigy op Verifiëren. Waarom lukt verifiëren soms niet meteen? DNS-wijzigingen hebben tijd nodig om door het internet te reizen — soms enkele minuten, soms tot 24 uur. Zie je een melding dat de instellingen nog niet goed staan (bijvoorbeeld Settings staan nog niet goed of DNS-records staan nog niet goed. Probeer het later nog eens), dan zijn je records waarschijnlijk nog niet doorgevoerd. Wacht even en klik later opnieuw op Verifiëren. Zodra het domein geverifieerd is, kun je ermee versturen. Kom je er niet uit? We kijken graag met je mee — stuur een bericht via de chat of email.
Op het tabblad Planning stel je in de kaart Planning drie dingen in: - Verzenden vanaf — het afzenderadres. - Tijdstip — rond welk uur de e-mails uitgaan. Achter het label staat je eigen tijdzone (bijvoorbeeld Tijdstip (CET)), zodat je ziet hoe laat het bij jou is. - Startdatum — de dag waarop de eerste e-mail uitgaat. De volgende e-mails volgen daarna automatisch de tijdlijn. Kan ik de startdatum later nog wijzigen? Zolang er nog niets verstuurd is: ja. Maar zodra de eerste e-mail is verstuurd, staat de startdatum vast — je ziet dan de melding Vastgezet — de eerste mail is al verstuurd. Dat beschermt de deelnemers die de reeks al gestart zijn.
Wil je zien hoe je e-mails in de inbox aankomen voordat je echt verstuurt? Gebruik op het tabblad Planning de kaart Test de hele FollowUP en klik op Stuur testreeks. Je stuurt dan alle e-mails naar één adres naar keuze. Hiervoor moet je e-mailadres wel bevestigd zijn. Ook het live zetten van je FollowUP vraagt om een bevestigd e-mailadres.
Is je FollowUP eenmaal ingepland, dan kun je hem op elk moment Pauzeren en later weer Hervatten. Wil je helemaal stoppen, open dan het menu ⋯ (Meer opties) op het tabblad Planning en kies Verzending annuleren: nog niet verstuurde e-mails worden geannuleerd, reeds verstuurde e-mails blijven bewaard.
Je deelnemers ontvangen de e-mails vanzelf, op de ingeplande momenten, vanaf jouw afzenderadres. Ze hoeven nergens in te loggen. Onderaan elke e-mail staat een afmeldlink waarmee ze zich kunnen uitschrijven.
In het menu aan de zijkant vind je alles terug: - FollowUPs — je overzicht met alle leerreizen. Hier maak je met Nieuwe FollowUP een nieuwe aan. Heb je er nog geen, dan zie je Nog geen FollowUPs met de knop Nieuwe FollowUP. - Deelnemers — al je deelnemers over alle FollowUPs heen. - Organisaties — de organisaties waar je deelnemers bij horen. - Producten — het trainingsmateriaal dat je hebt geüpload. - Domeinen — je verzenddomeinen en afzenderadressen. - Profiel — je eigen accountgegevens. Waar beheer ik mijn domeinen? Je domeinen beheer je centraal via Domeinen in het menu. Je komt dan op de pagina Verzenddomeinen (Beheer je domeinen en afzenderadressen). Je kunt een domein ook toevoegen vanuit het tabblad Planning van een FollowUP — dat komt op dezelfde plek terecht. Gebruik voor het overzicht het beste Domeinen in het menu. Waarom kom ik weer in de onboarding terecht? Verwijder je al je FollowUPs én al je producten, dan behandelt Engaigy je account weer als een frisse start en kom je opnieuw in het welkomstscherm Laten we je eerste FollowUP maken. Er is niets stuk — upload gewoon weer een PDF om een nieuwe FollowUP te maken.