Je FollowUP bouwen

Je eerste FollowUP maken

Meteen na het instellen van je account begeleiden we je naar je eerste FollowUP. Je komt op het scherm Laten we je eerste FollowUP maken. Wil je dit liever later doen? Klik bij de upload op Sla deze stap over. Later een nieuwe FollowUP maken kan altijd: klik in het menu op FollowUPs en daarna op de knop Nieuwe FollowUP. PDF uploaden Engaigy bouwt je leerreis op basis van je eigen trainingsmateriaal. 1. Je ziet het vlak Upload een PDF met de tekst Klik of sleep een bestand om te beginnen. 2. Klik op het vlak en kies een bestand, of sleep je bestand er direct naartoe. Een paar aandachtspunten: - Alleen PDF-bestanden worden geaccepteerd. Kies je een ander bestandstype, dan zie je de melding Alleen PDF-bestanden zijn toegestaan. - Gebruik bij voorkeur een PDF met echte, selecteerbare tekst — niet een scan of een foto van papier. Uit een gescande PDF kan Engaigy weinig of geen tekst halen, en dan blijft de volgende stap leeg. Kun je in de PDF tekst selecteren en kopiëren? Dan zit je goed. Training wordt geanalyseerd Zodra je bestand is geüpload, leest Engaigy de PDF en haalt de kernconcepten eruit. Je ziet het scherm Training wordt geanalyseerd. Dit gaat vanzelf — je hoeft niets te doen. Klopt dit met jouw training? Daarna kom je op de stap Klopt dit met jouw training?. Hier geef je de Agent feedback, zodat je FollowUP jouw expertise meeneemt. Je vult of controleert: - Voor welke klant? — de bedrijfsnaam en de industrie. - Wie waren de deelnemers? — kies de doelgroep, of gebruik Anders, namelijk voor je eigen omschrijving. - Herkend uit je upload — de omschrijving en de onderwerpen die Engaigy uit je materiaal heeft gehaald. Corrigeer wat niet klopt, zet onderwerpen aan of uit, pas tekst aan en voeg zelf onderwerpen toe. Kies minstens één onderwerp en zorg dat er een omschrijving staat — anders kun je nog niet verder. Ben je tevreden? Klik dan op FollowUP genereren. Genereren Engaigy schrijft nu je complete leerreis. Je ziet het scherm Je FollowUP wordt opgebouwd, met ondertussen uitleg over hoe de mailtypes werken. Dit duurt maar even — sluit het venster niet. - Zodra het klaar is, zie je Je FollowUP is klaar. Klik op Bekijk je eerste FollowUP om naar de editor te gaan. - Gaat er iets mis, dan zie je een foutmelding met de knoppen Terug naar feedback en Opnieuw proberen. Probeer het gerust nog een keer; blijft het misgaan, neem dan contact op via de chat of email. Mijn concept opent niet in de editor Heb je een FollowUP wel aangemaakt maar het genereren nooit afgerond, dan brengt Engaigy je terug naar de stap Klopt dit met jouw training? om het af te maken. Doorloop die stap en klik op FollowUP genereren; daarna opent de FollowUP in de editor.

Je FollowUP inrichten

Elke FollowUP open je in de editor. Bovenaan staan vijf tabbladen: - Doelgroep & framing — voor wie is deze leerreis en hoe positioneer je hem. - Editor — de inhoud van de e-mails. Hier schrijf en verfijn je de teksten, met hulp van de AI-assistent. - Deelnemers — wie de e-mails ontvangt. - Planning — vanaf welk adres, op welk tijdstip en vanaf welke datum je verstuurt, plus het inplannen zelf. - Prestaties — hoe je e-mails het doen zodra ze verstuurd zijn. Deelnemers toevoegen 1. Open het tabblad Deelnemers. 2. Klik op Toevoegen (of, bij een lege lijst, op Deelnemers toevoegen). 3. Voeg deelnemers één voor één toe, of meerdere tegelijk. Belangrijk om te weten: een deelnemer krijgt bij het toevoegen géén aparte vraag om toestemming. Voeg daarom alleen mensen toe die weten dat ze deze leer-e-mails van je ontvangen. Elke deelnemer kan zich altijd zelf afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail — dat is voor hen de manier om te stoppen.

De e-mailtypes in een FollowUP

Een FollowUP bestaat uit korte e-mails die elk een eigen rol hebben. Vijf ervan zijn vaste, op leerwetenschap gebaseerde fases; daarnaast kun je zelf een vrije mail toevoegen. Je hoeft de types niet zelf te bepalen — Engaigy kiest automatisch de beste volgorde over de weken heen — maar het helpt om te weten wat elk type doet. In het tabblad Editor zie je in de tijdlijn bij elke mail het type staan, elk met een eigen kleur en icoon. Je deelnemers zien die typenaam zelf niet; zij herkennen de mails hooguit aan een klein symbool voor in de onderwerpregel. De vijf vaste types Intro — Verwelkomt de deelnemer en zet de toon voor de leerreis die volgt. Deze mail legt uit dat er de komende weken korte e-mails aankomen en wat de deelnemer kan verwachten. Hij valt helemaal aan het begin, als allereerste mail. Herkenbaar aan een 👋 in de onderwerpregel. WakeUP — Activeert de kennis op het moment dat de herinnering aan de training begint te vervagen. Met een paar korte vragen haalt de deelnemer zelf op wat hij heeft geleerd — gebaseerd op de vergeetcurve en het herhaald ophalen van kennis. Deze mail komt vroeg in de reeks en wordt daarna meestal nog een keer herhaald om de stof vast te houden. Herkenbaar aan een ☕️ in de onderwerpregel. StepUP — Vertaalt de theorie naar één concrete micro-actie van maximaal vijf minuten, om meteen op de werkvloer toe te passen. Deze mail volgt in de weken na de eerste activatie, als de motivatie hoog is, en komt vaak een paar keer terug. Herkenbaar aan een 🚀 in de onderwerpregel. SyncUP — Nodigt uit tot een kort reflectiemoment samen met een mede-deelnemer, een soort leermaatje. Door samen terug te blikken op de stof blijft die beter hangen. Deze mail valt halverwege en later in de reeks. Herkenbaar aan een 🤝 in de onderwerpregel. SalesUP — Sluit de leerreis af en nodigt de deelnemer uit om de training met collega's te delen. Deze mail komt als afsluiting, bij een wat langere reeks. Herkenbaar aan een 💰 in de onderwerpregel. Een vrije mail: Custom Naast de vijf vaste fases kun je een Custom mail toevoegen: een vrije mail buiten de standaardfases, waarbij jij beschrijft wat erin moet. Engaigy schrijft de mail vervolgens voor je. Anders dan bij de vaste types is hier geen koppeling met een kernconcept uit je PDF nodig — je eigen instructie is genoeg. Een Custom mail is handig voor alles wat wél in de reeks past, maar niet in een van de vaste fases. Bijvoorbeeld: - een bedankmail na een sessie, met een link naar de opname; - een praktische mededeling of herinnering (locatie, tijdstip, wat mee te nemen); - een korte terugblik of samenvatting met de belangrijkste punten; - een aankondiging, bijvoorbeeld van een vervolgsessie of een nieuwe training. Zo voeg je er een toe: open het tabblad Editor en klik in de tijdlijn op Mail toevoegen. Kies in het venster Mail toevoegen de optie Custom. Beschrijf daarna in het tekstveld (onder het kopje Beschrijf wat in deze mail moet) zo concreet mogelijk wat de mail moet zeggen en klik op Toevoegen. Je kunt het ook gewoon aan de AI-assistent in de editor vragen — beschrijf de mail die je wilt, dan maakt die hem voor